Khi bán hàng hóa dịch vụ bắt buộc phải xuất hóa đơn
Theo quy định của Nghị định 123, việc áp dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc: Thứ nhất, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương người lao động…, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung, từ ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định.
Thứ hai, khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định.
Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử trước ngày 1/7/2022
Mặc dù Nghị định 123 có hiệu lực từ 1/7/2022, tuy nhiên nghị định cũng nêu rõ là “khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo nghị định này trước ngày 1/7/2022". Như vậy, với việc ban hành Nghị định 123, tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể căn cứ vào tình hình cụ thể của đơn vị mình, cá nhân mình để quyết định thời gian áp dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử trước, hoặc từ 1/7/2022.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế, hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một lần tính thuế.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Thứ ba, khi sử dụng hóa đơn, biên lai, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo quy định.
Thứ tư, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in, hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định.
Thứ năm, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm bởi bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm.
Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ...
Hóa đơn giấy chính thức khai tử từ 1/7/2022
Do Nghị định 123 có hiệu lực thi hành từ 1/7/2022, nên doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày nghị định này ban hành vẫn tiếp tục được sử dụng đến 30/6/2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp từ ngày nghị định này được ban hành đến 30/6/2022, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử, nhưng cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng về hạ tầng công nghệ thông tin, mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu, cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu về hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ việc tra cứu dữ liệu về hóa đơn.
Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày nghị định này được ban hành đến ngày 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Trường hợp chưa đáp ứng về điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, mà tiếp tục áp dụng hóa đơn giấy thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh theo quy định tại Nghị định 51 và Nghị định 04 của Chính phủ./.
