Tình huống hóa đơn chứng từ_Số 6.2020

Câu 1: Xin hỏi khi các DN bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử vào 01/11/2020 thì DN có phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không? và căn cứ quy định tại nghị định hay thông tư nào?

Trả lời:

Quy định về hóa đơn điện tử khi bàn háng hóa, dịch vụ thực hiện theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu dữ trên hệ thống. Do đó doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không cần lập báo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu 2: Công ty tôi đang sử dụng hóa đơn giấy (đặt in), cơ quan thuế chưa yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Công ty tôi xin hỏi:

1/ Theo quy định mới nhất hiện nay thì có bắt buộc phải chuyển sang hinh thức hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 hay không? 

2/ Trong thời gian từ nay đến 31/10/2020 Công ty có được sử dụng đồng thời vừa hình thức hóa đơn điện tử vừa hóa đơn giấy (đặt in) hay không?

Trả lời:

1/ Căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”

Theo đó, việc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại TT 68 nêu trên là bắt buộc với tất cả các DN, tổ chức kinh tế, tổ chưc khác….

Theo Nghị quyết 01/NQ-CP, một số tỉnh thành phố lớn đã phải gấp rút thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo yêu cầu tại NQ này: hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn trong năm 2019.

2/ Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị Định Số 51/2010/NĐ-CP  quy định:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”

Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính cũng hướng dẫn như sau:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì thời hạn để các doanh nghiệp chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử là từ ngày 1/11/2020. Trước thời điểm này (đến 31/10/2020) thì quý HV mới được sử dụng song hành 2 loại hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo như trên hướng dẫn, quý HV lưu ý chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn cho mỗi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Câu 3: Công ty tôi đã thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo đúng TT32. Xin hỏi trường hợp khi bán hàng hoá dịch vụ phát sinh hàng hoá, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hoá đơn, người bán có thể sử dụng hoá đơn nhiều hơn một trang. Trước khi sử dụng hoá đơn nhiều hơn một trang, công ty có phải làm công văn về việc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử nhiều hơn một trang hay không?

Trả lời:

Tại điểm a, khoản 2 Điều 26 (Hiệu lực thi hành) của Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử như sau:

“2. Từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:

a) Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;...”

Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

 “1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này...”

Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn việc lập hóa đơn đối với trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn như sau:

“Điều 19. Lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn

... Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chữ bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Theo hướng dẫn tại công văn số 3509/TCT-DNL của Tổng cục thuế thì khi chuyển đổi HĐĐT ra hóa đơn giấy, HĐĐT có thể được in ra trên nhiều trang giấy. Do đó, để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn DN thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

DN được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Với những hướng dẫn cụ thể từ Tổng Cục thuế, quý DN không phải làm công văn về việc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử nhiều hơn một trang mà quý HV có thể thực hiện nghiệp vụ theo hướng dẫn trên.